Que maravilha seria a equipe de uma empresa trabalhasse de forma coesa, atingisse o máximo de resultados em um curto espaço de tempo e com poucos recursos, não é mesmo? Entretanto, na prática não é bem isso que se vê.
Integrantes da equipe podem não entender qual ação do projeto é a mais urgente e acabam procrastinando. Aqui preciso esclarecer que procrastinação não é o mesmo que preguiça. Enquanto o procrastinador troca tarefas, fazendo algo de menor importância para fugir ou adiar a atividade principal, o preguiçoso não tem interesse em fazer nada. O fato é que nem todos os membros da equipe apresentam a mesma produtividade e nem todas as etapas do processo funcionam perfeitamente.
Infelizmente não existe uma fórmula capaz de “com um passe de mágica” acabar com a procrastinação e aumentar a produtividade. Entretanto, os chamados Métodos Ágeis podem eliminar ou minimizar os problemas.
Existem diferentes métodos ágeis e o mais popular deles é o Scrum. De acordo com uma pesquisa do Instituto de Gestão em Tecnologia da Informação (IGTI), o método está presente em 74% das empresas brasileiras. Neste modelo, o líder discute com a equipe determinado projeto, o grupo lista a ordem de prioridades das ações e determina o tempo de execução de cada atividade.
A transparência e a comunicação são fundamentais para obter-se resultados almejados. Isso pode se dar com reuniões diárias curtas, de 15 minutos, focadas em analisar o dia de trabalho e planejar o dia seguinte, outra forma usada é a troca de feedback entre membros da equipe.
O Scrum cria um elemento visual pelo qual todos acompanham o andamento da atividade, como por exemplo, o uso de post-its indicando o status de cada ação ou ainda, o uso de ferramentas digitais, como oTrello para citar uma.
Em resumo o Kanban (do japonês Carta ou Sinalização), assim como Scrum, usa um sistema visual de cards, que tem por objetivo classificar as tarefas: “O que deve ser feito”; “O que está em andamento” e “O que já foi finalizado”. Para tanto, é montado um “Mapa de atividades” (divide-se um quadro em três colunas e cola post-its com as tarefas, que se movem entre as colunas conforme com o status de cada tarefa)
Criado na década de 40 pela fabricante de automóveis Toyota, o método é simples e eficiente para organizar tarefas e acompanhar resultados. O Mapa de atividades evita a procrastinação, ajuda na hierarquização de tarefas e facilita a comunicação entre os integrantes da equipe.
Ainda há outras metodologias ágeis: Lean, Smart, Sprint, etc. Mas para além dos nomes o que é importante saber é que elas englobam: trabalho em equipe, autogerenciamento, forte comunicação, e uma entrega rápida e de qualidade.
Com base nisso, gestores de diferentes áreas conseguem organizar processos e orientar o trabalho da equipe. O que isso muda na prática? Longas reuniões são transformadas em encontros de minutos, decisões são tomadas de forma mais ágil e assertivas, e os processos são simplificados.
