O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar a sequência de processos de uma empresa, destacando a relação entre atividades a serem executadas às pessoas.
É indispensável para garantir o processo de desenvolvimento contínuo da organização, porque a sua função, além de identificar as atividades e apontar as lacunas para as melhorias a serem realizadas, também viabiliza muitas oportunidades de redução de custos e evitar desperdícios. Outro fator importante da ferramenta é a sua aplicabilidade em organizações de qualquer porte, e funciona tanto para as questões estratégicas quanto operacionais, onde comumente é mais utilizado, onde oferece uma visão mais ampla do empreendimento.
Os tipos de Mapeamento de Processos mais comuns são Fluxograma de processos, Fluxograma horizontal, Mapofluxograma e BPMN (Business Process Model and Notation). Costumo dizer que a ferramenta é a rota que guia o gestor no caminho escolhido para alcançar um objetivo traçado no planejamento estratégico. É muito importante ter esse roteiro muito bem definido e estruturado – para não tomar decisões apenas na base da intuição – minimizando erros, corrigindo falhas, reduzindo custos e evitando o retrabalho.
Para desenhar o mapa da sua empresa será preciso levantar todas as atividades e o encadeamento entre elas, com o apoio de ferramentas visuais ou outras que melhor de adapte a organização, o gestor identificará os pontos de melhoria, podendo surgir processos mais enxutos, com maior eficiência e de forma ampla.
Empresas que querem crescer, mas alegam não ter tempo para fazer o mapeamento de processo precisam entender que estão apenas adiando o trabalho, porque a todo o momento que um integrante chega à equipe ou assume uma nova função, alguém que conhece todo o processo, geralmente com cargo superior, terá que parar suas tarefas para treinar quem está chegando. Ao passo que empresas que têm um responsável pelo setor de Recursos Humanos, com processos definidos, conseguem ser mais assertivas desde o recrutamento do novo empregado. Reduz-se a margem de erro de uma contratação futura, de desvio de função, de sobrecarga de funcionário e até de uma alta rotatividade da equipe.
Em 2020, a consultora de Marketing Dayane do Nascimento, da Cartê Marketing, empresa que funciona há quatro anos em Cuiabá oferecendo consultoria e assessoria de marketing com foco em resultados, estava sobrecarregada. A empresa tinha o objetivo de crescer, mas precisou recusar novos clientes por não conseguir atendê-los com qualidade.
Dayane decidiu investir em um Mapeamento de Processos realizado com a Zeal Consultoria em soluções empresarias. O trabalho levou dois meses para ser concluído. Ao final conseguimos identificar: Organograma, Atribuições, Normas e Padrões e Indicadores de desempenho.
“Antes da ferramenta não conseguia nem delegar as funções, pois as atribuições ainda não estavam definidas”, conta Dayane. “Agora tenho parceiros para o atendimento e execução da parte técnica – produção e mídia, análise de cenário, diretor de arte, analista de marketing digital. Mapeamos inclusive critérios de seleção e avaliação desses parceiros para manter a qualidade da entrega para o cliente”, cita.
Após o mapeamento, a Cartê registrou o crescimento do faturamento em 20%, se comparado dados de 2020 com 2021. “Conseguimos aumentar o número de clientes atendidos e crescer de forma organizada, ou seja tivemos uma escalabilidade com qualidade”, comemora.
